“El tamaño del mundo de un hombre depende de la cantidad de palabras que este conoce”.

Toda automatización supone una sistematización, pero lo opuesto no siempre es cierto; no toda sistematización implica automatización.

Veamos la diferencia entre estos dos términos que están asociados a la generación de importantes beneficios para las organizaciones, pero que pudieran llevar también a situaciones indeseables si no comprendemos bien su naturaleza y su alcance; sobre todo a la hora de implantar sistemas informatizados.

• Sistematizar es organizar un conjunto de elementos de manera que formen un sistema.

Al sistematizar ordenamos diferentes elementos (pasos, etapas, componentes…) con arreglo a ciertos parámetros, para el logro de determinados fines.

Las empresas suelen documentar la manera de realizar sus procesos en los manuales de organización o de políticas y procedimientos, con la ayuda de diagramas de flujo, gráficas, formularios y otras herramientas similares. Y garantizan el cumplimiento de determinados estándares mediante certificaciones como las ISO, OSHA, denominaciones de origen y las de otros entes acreditados.

• Automatizar es aplicar máquinas o procedimientos automáticos en la realización de un proceso o en una industria.

Un procedimiento es automático cuando funciona por sí solo o cuando se realiza total o parcialmente sin ayuda humana, o bien cuando concurren determinadas circunstancias.

Con frecuencia suele confundirse el término automatizar con informatizar. No obstante, el segundo se utiliza cuando se aplican medios informáticos para la automatización, lo cual es habitual en nuestros tiempos de profunda transformación digital.

Cuando una empresa u organización va a emprender un proyecto de informatización, si no ha sistematizado previamente sus procesos, puede incurrir en costes imprevistos debido a la falta de claridad en la definición de lo que se quiere.

Lo ideal es que antes de informatizar un sistema este haya sido tanto estandarizado como optimizado, eliminando o minimizando sus desperdicios.

Una vez sistematizados los procesos, habría que obtener del proveedor del sistema informatizado la respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Qué de lo que estamos haciendo actualmente se va a poder automatizar y por ende simplificar con el nuevo sistema?
• ¿Qué podremos automatizar pero teniendo que contratar un desarrollo especial; personalizado o “customizado”?
• ¿Qué procesos tendremos que cambiar para poder adecuarnos al nuevo sistema?
• ¿Qué nuevos procesos, que no llevamos a cabo actualmente, estaremos en capacidad de realizar gracias al nuevo sistema?

Y la siguiente pregunta -obvia y obligatoria – es:

• ¿Cuánto va a costar todo eso -uso de licencias, instalación, actualización de equipos, consultoría, customizaciones…- y cuál será el beneficio esperado a fin de determinar el retorno de la inversión?

De manera que si vamos a automatizar por la vía informática, asegurémonos de tener clara la definición de nuestros procesos mediante su sistematización y documentación, para hacer el proyecto de transformación digital lo menos traumático y más rentable posible.

© 2024 Vladimir Gómez Carpio
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