Reuniones que unan
Sesiones de trabajo divinas
La convocatoria de la reunión se realizó con cierta antelación. En ella se estableció el lugar, la fecha y la hora de inicio, pero no la de término y el material a discutir no se entregó oportunamente…
Al mismo tiempo, la gente fue llegando al lugar del encuentro -físico o virtual- con cierto retraso, esgrimiendo las excusas habituales. Además, se dio por sentado que todos sabían cómo conducirse durante la sesión de trabajo.
Esas son algunas de las dificultades que suelen preludiar las reuniones laborales en muchas organizaciones.
Una vez iniciadas las reuniones, los grupos enfocan su atención en los puntos nuevos agendados, dejando de lado los temas pendientes de una reunión anterior. Más de una vez los participantes se van por las ramas en sus disertaciones, cambiando hasta de árbol y de bosque. Los ánimos se van caldeando debido a debates no controlados, mientras que otras exposiciones, por lo contrario, se tornan tremendamente monótonas. Al final de las sesiones, los “acuerdos suscritos” son aceptados a regañadientes.
Posteriormente, las actas o minutas que deberían servir de registro de las acciones a las que se comprometió el grupo, devienen en sosos relatos cargados de prosa, sin conclusiones precisas y muchas veces sin señalar los responsables, ni las fechas en las que deberán estar ejecutadas las tareas requeridas.
Debido al bajo nivel de compromiso generado durante las reuniones y a la falta de seguimiento a los acuerdos, muchas acciones no se realizan y se quedan en el plano de las intenciones.
Escenas como estas se suceden a diario a lo largo y ancho del mundo empresarial y organizativo, para desventura de los cientos de miles de ejecutivos y empleados que participan en reuniones pobremente coordinadas, en menoscabo de la motivación y de la productividad grupal.
¿Será que podemos invocar a algunos dioses para que nos ayuden en nuestras reuniones?
Veamos qué podrían hacer algunos de ellos…
Cosmos podría aportarnos orden, asignando prioridades a los temas, distinguiendo los puntos meramente informativos de aquellos que demandan decisiones, regulando el derecho de palabra mediante moderadores o facilitadores, comunicando las reglas que regirán los encuentros y publicando actas simples pero poderosas, de esas que invitan a la acción.
Cronos velaría por que hubiera sincronización, puntualidad tanto a la hora de comenzar como a la de terminar, asignaría un tiempo a cada tema en la agenda, asegurándose de que no excediéramos el tiempo establecido para cada uno y computaría los lapsos improductivos para intentar reducirlos sistemáticamente.
Caos fomentaría el disenso constructivo. Generaría espacios abiertos al cuestionamiento de las propuestas, la expresión de la creatividad y el surgimiento de las nuevas ideas. Buscaría romper estructuras retando la validez de los planteamientos vigentes y provocaría al grupo para que “pensara fuera de la caja”, estimulando el pensamiento lateral.
De esa forma se harían presente los dioses, ayudándonos a sostener reuniones “divinas”: productivas y creativas.
Es preciso que consideremos las reuniones de trabajo como “compartimentos estancos” de la vida organizativa. Espacios de comunicación diferenciados que demandan un comportamiento particular y una evaluación de resultados inmediata, al final de cada sesión.
Más ideas sobre cómo realizar reuniones productivas en el libro “Cumplir lo prometido, cómo incrementar la fiabilidad de tu organización.
© 2025 Vladimir Gómez Carpio
www.vladimirgomezc.com
Reuniones que unan
Sesiones de trabajo divinas
La convocatoria de la reunión se realizó con cierta antelación. En ella se estableció el lugar, la fecha y la hora de inicio, pero no la de término y el material a discutir no se entregó oportunamente…
Al mismo tiempo, la gente fue llegando al lugar del encuentro -físico o virtual- con cierto retraso, esgrimiendo las excusas habituales. Además, se dio por sentado que todos sabían cómo conducirse durante la sesión de trabajo.
Esas son algunas de las dificultades que suelen preludiar las reuniones laborales en muchas organizaciones.
Una vez iniciadas las reuniones, los grupos enfocan su atención en los puntos nuevos agendados, dejando de lado los temas pendientes de una reunión anterior. Más de una vez los participantes se van por las ramas en sus disertaciones, cambiando hasta de árbol y de bosque. Los ánimos se van caldeando debido a debates no controlados, mientras que otras exposiciones, por lo contrario, se tornan tremendamente monótonas. Al final de las sesiones, los “acuerdos suscritos” son aceptados a regañadientes.
Posteriormente, las actas o minutas que deberían servir de registro de las acciones a las que se comprometió el grupo, devienen en sosos relatos cargados de prosa, sin conclusiones precisas y muchas veces sin señalar los responsables, ni las fechas en las que deberán estar ejecutadas las tareas requeridas.
Debido al bajo nivel de compromiso generado durante las reuniones y a la falta de seguimiento a los acuerdos, muchas acciones no se realizan y se quedan en el plano de las intenciones.
Escenas como estas se suceden a diario a lo largo y ancho del mundo empresarial y organizativo, para desventura de los cientos de miles de ejecutivos y empleados que participan en reuniones pobremente coordinadas, en menoscabo de la motivación y de la productividad grupal.
¿Será que podemos invocar a algunos dioses para que nos ayuden en nuestras reuniones?
Veamos qué podrían hacer algunos de ellos…
Cosmos podría aportarnos orden, asignando prioridades a los temas, distinguiendo los puntos meramente informativos de aquellos que demandan decisiones, regulando el derecho de palabra mediante moderadores o facilitadores, comunicando las reglas que regirán los encuentros y publicando actas simples pero poderosas, de esas que invitan a la acción.
Cronos velaría por que hubiera sincronización, puntualidad tanto a la hora de comenzar como a la de terminar, asignaría un tiempo a cada tema en la agenda, asegurándose de que no excediéramos el tiempo establecido para cada uno y computaría los lapsos improductivos para intentar reducirlos sistemáticamente.
Caos fomentaría el disenso constructivo. Generaría espacios abiertos al cuestionamiento de las propuestas, la expresión de la creatividad y el surgimiento de las nuevas ideas. Buscaría romper estructuras retando la validez de los planteamientos vigentes y provocaría al grupo para que “pensara fuera de la caja”, estimulando el pensamiento lateral.
De esa forma se harían presente los dioses, ayudándonos a sostener reuniones “divinas”: productivas y creativas.
Es preciso que consideremos las reuniones de trabajo como “compartimentos estancos” de la vida organizativa. Espacios de comunicación diferenciados que demandan un comportamiento particular y una evaluación de resultados inmediata, al final de cada sesión.
Más ideas sobre cómo realizar reuniones productivas en el libro “Cumplir lo prometido, cómo incrementar la fiabilidad de tu organización.
© 2025 Vladimir Gómez Carpio
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